Oliveris Petersonas 2022 m. liepos 6 d. Verslo operacijos Nuolatinis tobulėjimas nerenkant duomenų yra tarsi važiavimas visureigiu be ženklų ar žemėlapio.
Duomenų rinkimas yra gyvybiškai svarbus norint tobulinti, nes be jo nėra jokių realių įrodymų, kad iš pradžių yra kokių nors problemų.
Kodėl tobulinate? Ar tai tikrai problema, ar jus tiesiog iškraipo nusivylimas šiuo metu?
Taip, jūsų nusivylimas gali duoti užuominų, kokia yra pagrindinė problema, tačiau pasikliaudami vien savo jausmais ilgainiui tikslių rezultatų neduosite.
Čia gali padėti duomenų rinkimas. Mūsų „Analytics“ funkcija gali būti naudojama norint sukurti objektyvų, nešališką bet kurio proceso dabartinės būklės vaizdą ir padėti pabrėžti galimas sritis, kurias būtų galima patobulinti.
Taigi, pradėkime nuo 5 nuolatinio proceso optimizavimo tobulinimo žingsnių:
- 1 veiksmas: nustatykite procesą, kurį reikia tobulinti
- 2 veiksmas: įvertinkite veiksmingumą ir nustatykite patobulinimus
- 3 veiksmas: įgyvendinkite proceso patobulinimus
- 4 veiksmas: išbandykite ir stebėkite atnaujintą procesą
- 5 veiksmas: optimizuokite procesą automatizuodami
1 veiksmas: nustatykite procesą, kurį reikia tobulinti
Nė vienas procesas nėra tobulas, tačiau yra keletas, kurie nuolat gali sukelti problemų. Štai nuo ko turėtumėte pradėti.
Užsirašykite procesą, kuris dažniausiai eikvoja jūsų ir jūsų komandos laiką ir išteklius.
Tada turėsite visiškai suprasti šį procesą atsakydami į šiuos klausimus:
- Koks proceso tikslas?
- Kada jis prasideda ir baigiasi?
- Kokios yra individualios veiklos procese?
- Kokie padaliniai/darbuotojai dalyvauja?
- Kokia informacija perkeliama tarp žingsnių?
Atsakymai į šiuos klausimus turėtų padėti išryškinti visus proceso elementus ir paaiškinti, kaip geriausiai jį optimizuoti, pradedant konkrečiais šio proceso tikslais.
Kodėl turėtumėte dokumentuoti savo procesus
Prieš tęsdami, svarbu savęs paklausti: Ar gera mano proceso dokumentacija?
Galbūt žinote, kuriuos procesus reikia atnaujinti, bet jei neturite aiškios proceso dokumentacijos , nuolatinis tobulinimas iš esmės neįmanomas.
kaip paleisti windows programa mac
Nuolatinis tobulinimas veikia tik tuo atveju, jei galite pažvelgti į tai, kaip kažkas veikė anksčiau, ir palyginti tai su atliktais pakeitimais. Aiškiai parašyta, prieinama proceso dokumentacija yra geriausias būdas palengvinti nuolatinį tobulėjimą.
2 veiksmas: įvertinkite veiksmingumą ir nustatykite patobulinimus
Dabar, kai jau suplanavote procesą, laikas įvertinti jo efektyvumą ir nustatyti, kokie patobulinimai būtų optimaliausi.
Pradėkite fiksuodami proceso stipriąsias ir silpnąsias puses. Tai padės suprasti, kas veikia, o kas ne, ir kur būtų galima patobulinti.
Galite pastebėti, kad kai kurios užduotys net visai nebūtinos galutiniam tikslui pasiekti. Jei susidursite su tuo, apsvarstykite galimybę sujungti kai kurias iš šių užduočių arba net jų visiškai atsikratyti. Visada geriau, kad procesas būtų glaustas ir tikslus, o ne procesas, kuris gali būti pernelyg sudėtingas ar painus dėl to, ką juo siekiama.
3 veiksmas: įgyvendinkite proceso patobulinimus
Jei jūsų procesas yra gerai dokumentuotas arba, dar geriau, naudojate procesų valdymo programinę įrangą , ši užduotis turėtų būti tokia pat paprasta, kaip žingsnis po žingsnio ir pakeitimų atlikimas.
Geriausia nuolatinio tobulinimo praktika yra kartoti naujas proceso versijas, kai tik atliekate pakeitimus. Tai padeda išvengti gedimų ir palengvina skirtingų proceso versijų duomenų stebėjimą bei palyginimą, kad galėtumėte tiksliai nustatyti, ar pakeitimai yra tikrai patobulinimai, ar ne.
Kitas patarimas – vesti paprastą kiekvienos iteracijos atliktų pakeitimų žurnalą, kad būtų lengviau dalytis žiniomis ir užtikrinti, kad visi suprastų, kokius pakeitimus atliko, kas ir kada padarė.
4 veiksmas: išbandykite ir stebėkite atnaujintą procesą
Testavimas yra svarbus, visų pirma norint įsitikinti, kad nieko nesulaužėte. Vykdykite procesą, idealiu atveju kuo arčiau realių sąlygų, ir įsitikinkite, kad viskas veikia taip, kaip tikėjotės.
Apsvarstykite galutinį proceso tikslą – ar jis vis dar pasiekiamas?
Kai įsitikinsite, kad proceso patobulinimai veikia, galite pradėti rinkti duomenis, kad įvertintumėte bet kokių pakeitimų sėkmę.
Process Street Analytics naudojimas
Galimybė stebėti savo procesų, komandos ar klientų našumą yra labai svarbi norint suprasti, ar jūsų atlikti pakeitimai iš tikrųjų yra veiksmingesni, ar ne.
Informacija, pvz., užduočių eiga ir aktyvios / užbaigtos darbo eigos vykdymas, gali padėti rasti kliūtis ir suprasti, kaip jūsų komanda reaguoja į pokyčius.
Spustelėkite čia, jei norite sužinoti daugiau apie „Process Street“ „Analytics“ funkciją.
5 veiksmas: optimizuokite procesą automatizuodami
Šiuo metu jūs iš esmės baigėte. Nustatėte ir įdiegėte patobulinimus, o laikui bėgant turėtumėte stebėti šiuos pokyčius, kad įvertintumėte sėkmę.
Tačiau jei norite nuveikti daugiau ir kuo geriau išnaudoti savo darbo eigos valdymo programinę įrangą , laikas pagalvoti, kurias užduotis (jei tokių yra) būtų galima automatizuoti.
Visų pirma – tik norėdami atsikratyti – jei naudojate popierių, beveik neabejotinai pastebėsite efektyvumo padidėjimą, jei pereisite prie skaitmeninių procesų valdymo.
kirčio ženklai programoje „Microsoft Word“.
Likusiems, jei perkeliate duomenis iš vienos programos į kitą (pvz., rankiniu būdu pridedate „Dropbox“ failus į „Google“ diską), turėtumėte sužinoti, ar galite pašalinti rankines užduotis naudodami vieną iš mūsų vietinių automatizavimo priemonių .
Taip pat verta patikrinti Zapier , Power Automate ir Make.com nes ten yra daugybė automatikos.
Ką manote apie 5 mūsų nuolatinio tobulėjimo žingsnius? Ar turite kokių nors patarimų, kurių galbūt praleidome? Praneškite mums toliau pateiktuose komentaruose!
