Kaip sukurti darbo eigą „SharePoint“.

SharePoint darbo eigos apžvalga

„SharePoint“ darbo eiga gali supaprastinti verslo procesus automatizuojant. Tai padeda sekti procedūras, valdyti išteklius ir perduoti žinias. Galimos iš anksto sukurtos darbo eigos, pvz., patvirtinimo procesai ir užklausų valdymas. Tačiau darbo eigos tinkinimas naudojant „Power Automate“ gali padėti organizacijoms išnaudoti dar daugiau.

Norėdami sukurti darbo eigą „SharePoint“:

1. Eikite į svetainę, prie kurios norite pridėti darbo eigą.
2. Eikite į svetainės nustatymų puslapį.
3. Meniu „Svetainės veiksmai“ pasirinkite „Svetainės funkcijos“.
4. Spustelėkite „Sukurti darbo eigą SharePoint dizaineriu“.

SharePoint dizaineris leidžia vizualiai tinkinti darbo eigos aspektus. Stebėkite sąlygas, kurios pradeda darbo eigą, ir paskirkite užduotis atsakingiems asmenims. Norėdami išnaudoti visas automatizavimo galimybes, naudokite „Power Automate“ šablonus, kad supaprastintumėte procesus.

Palengvinkite darbo eigą naudodami šiuos „SharePoint“ sąrankos patarimus!

Darbo eigos nustatymas „SharePoint“.

Norėdami „SharePoint“ nustatyti darbo eigą su apibrėžtais tikslais ir nustatytu procesu bei dalyviais, turite atlikti tinkamus veiksmus. Šiame skyriuje trumpai aptarsime darbo eigos tikslų apibrėžimo, proceso ir dalyvių identifikavimo, darbo eigos žingsnių ir veiksmų projektavimo bei darbo eigos šablonų kūrimo poskyrius. Šie veiksmai suteiks išsamų „SharePoint“ darbo eigos kūrimo sprendimą.

Darbo eigos tikslų apibrėžimas

Norėdami užtikrinti sėkmę SharePoint , tikslai turi būti aiškiai apibrėžti. Tikslai turi būti realūs ir orientuoti į organizacijos poreikius. Anksti įtraukite galutinius vartotojus į KPI ar kitus sėkmės rodiklius. Be to, saugumas ir apsauga turi būti atsižvelgta.

Pro patarimas: Įsitikinkite, kad visos suinteresuotosios šalys dalyvautų nustatant tikslus, kaip įgyti įpirkos ir išlaikyti visus. Paįvairinkite darbo eigą detektyviniu darbu SharePoint !

Proceso ir dalyvių identifikavimas

Nustatykite procesą ir dalyvius, kad darbo eiga „SharePoint“ veiktų sklandžiai. Nustatykite būtinus veiksmus ir kas dalyvaus kiekviename etape. Geras bendravimas su visais dalyvaujančiaisiais pagerins procesą, sumažins klaidų ir sukurs atskaitomybę.

Pagrindiniai žingsniai šiam tikslui pasiekti:

1. Paskirstykite vaidmenis ir pareigas.
2. Įtraukite suinteresuotąsias šalis, kad visi žinotų savo užduotis ir galėtų prisidėti.
3. Sukurkite sistemą, skirtą stebėti gaires ir įvertinti pažangą.

Reguliariai peržiūrėkite darbo eigą. Patvirtinkite procesą ir ieškokite tobulinimo galimybių. Vadovų apžvalgos rodo skaidrumą tarp darbuotojų.

Dėl sėkmė:

• Identifikuoti procesą ir dalyvius
• Paskirkite vaidmenis ir pareigas
• Stebėkite etapus ir įtraukti suinteresuotąsias šalis į procesų kūrimą ir peržiūrą

Gaukite tobulą veiksmų seką naudodami nuoseklų vadovą.

Darbo eigos žingsnių ir veiksmų projektavimas

Kuriant darbo eigą, apibrėžti tikslą ir nustatyti norimą rezultatą . Tada nustatykite atskiras užduotis ir kas bus už jas atsakingas. Kiekviename veiksme aprašykite patvirtinimus, peržiūras ir pranešimus. Sukurkite ir išbandykite darbo eigą .

Turėkite tai omenyje ištekliai, terminai ir rizika visa tai daro įtaką dizainui. Padėjome klientui, vykdančiam neefektyvius rankinius procesus apskaitos skyriuje, kurdami pagal jo poreikius pritaikytas darbo eigas. Taip sutaupyta laiko ir pinigų, padidinus tikslumą kiekviename etape – taip sutaupoma tūkstančiai dolerių per metus! Taigi, pereikime prie organizavimo – laikas tapti darbo eigos vedliu!

Darbo eigos šablonų kūrimas

Kurti darbo eigos šablonus privalo žinoti kiekvienas SharePoint administratorius. Tai automatizuoja procesus, taupo laiką ir padidina efektyvumą. Štai ką daryti:

„Microsoft“ paviršiaus nustatymas iš naujo

1. Eikite į Svetainės veiksmai > Svetainės nustatymai > Svetainės šablonai.
2. Spustelėkite Sukurti iš esamo svetainės šablono ir pasirinkite Darbo eigos procesas.
3. Įveskite išsamią informaciją, pvz., pavadinimą, aprašymą ir grupės pavadinimą. Tada spustelėkite Gerai.
4. Tinkinkite šabloną pridėdami sąlygas arba veiksmus.
5. Paskelbkite šabloną ir naudokite jį keliose svetainėse.

Atminkite, kad norint sukurti darbo eigos šabloną reikia techninio supratimo SharePoint Designer arba Visual Studio . Tačiau yra daug internetinių išteklių su nuosekliais nurodymais.

„SharePoint“ taip pat turi puikią funkciją, kurioje vartotojai gali stebėti dokumentų pakeitimus . Kai patvirtintoje bibliotekoje arba sąraše įrašoma nauja failo versija, a Darbo eigos šablono el. pašto atnaujinimo pranešimas siunčiama pasirinktiems vartotojams.

2013 m. „Microsoft“ dar labiau palengvino automatizuotų procesų diegimą Daugkartinio naudojimo darbo eigos . Dėl to darbo eigos šablonų kūrimas tampa labiau keičiamas ir sumažėja administratorių užduočių.

Darbo eigos paleidimas „SharePoint“ prilygsta automatizuotų užduočių paleidimui naudojant gerai suteptą įrenginį!

Darbo eigos paleidimas „SharePoint“.

Norėdami pradėti darbo eigą „SharePoint“ su paleidimo, stebėjimo ir eigos sekimo poskyriais bei išimčių ir klaidų tvarkymu, atlikite šiuos veiksmus. Pirmiausia paleiskite darbo eigą naudodami SharePoint meniu parinktis. Paleidę stebėkite pažangą naudodami stebėjimo ir sekimo funkciją. Galiausiai būkite pasirengę tvarkyti visas išimtis ar klaidas, kurios gali atsirasti proceso metu.

Darbo eigos paleidimas

Darbo eigos paleidimas „SharePoint“ yra paprastas būdas automatizuoti varginančias užduotis! Štai 5 paprasti žingsniai, kaip pradėti:

1. Atidarykite SharePoint svetainę, kurioje turėtų būti paleista darbo eiga
2. Eikite į sąrašą arba biblioteką, kurioje yra dokumentų, su kuriais reikia dirbti
3. Juostos meniu spustelėkite „Darbo eiga“, tada „Pridėti darbo eigą“
4. Pasirinkite šabloną, tinkinkite jį ir sukonfigūruokite pagal savo poreikius
5. Peržiūrėkite nustatymus ir, kai baigsite, spustelėkite „Baigti“.

„SharePoint“ išsiskiria savo gebėjimu pritaikyti darbo eigas, kad jos atitiktų unikalius verslo reikalavimus! Be to, netechniniai vartotojai gali lengvai paleisti darbo eigas naudodami patogias funkcijas.

Darbo eigos įdiegimas į „SharePoint“. padarė perversmą, kaip veikia verslas . Ši integracija turi įgaliojo organizacijas perimti kontrolę procesų, todėl padidėja našumas ir didesnis pelnas. Užduočių automatizavimas taip pat leidžia darbuotojams sutelkti dėmesį į pagrindines verslo funkcijas, todėl pasiekiami geresni rezultatai. Darbo eigos pažangos nepaisymas prilygsta vairavimui užsirišus akis – tai nelaimės receptas!

Darbo eigos pažangos stebėjimas ir sekimas

Labai svarbu atidžiai stebėti savo SharePoint darbo eigą kad viskas vyktų sklandžiai. Neleiskite užduočių ar terminų paslysti ir sulėtinti proceso. Išbandykite šiuos patarimus, kad galėtumėte stebėti ir sekti darbo eigos eigą:

1. Gaukite el. pašto pranešimus, kai užduotys yra pateiktos arba baigtos.
2. Pažiūrėkite į Darbo eigos užduočių sąrašą, kur rasite priskirtas užduotis ir jų būsenas.
3. Tinkinkite SharePoint rodinius, kad galėtumėte stebėti užduotis naudodami filtrus.
4. Sukurkite prietaisų skydelį su KPI, pvz., užbaigimo rodikliu, vėlavimo rodikliu ir kt.
5. Eksportuokite duomenis iš SharePoint sąrašų į CSV, kad galėtumėte toliau analizuoti.

Be to, peržiūrėkite darbo eigos istoriją, kad suprastumėte, kaip kiekvienas veiksmas veikia procesą. Stebėdami realiuoju laiku galite greitai pastebėti problemas ar kliūtis. Turėkite omenyje šiuos patarimus, kai pradedate naują darbo eigą „SharePoint“.

Buvo pranešta, kad „Microsoft SharePoint“ naudoja dauguma Amerikos įmonių . Darbo eigos problemos gali būti kliūtis, bet jūs galite jas įveikti tinkamai tvarkydami!

Darbo eigos išimčių ir klaidų tvarkymas

Kai atsiranda darbo eigos išimčių ir klaidų, greiti ir strateginiai metodai yra būtini proceso efektyvumui užtikrinti. Čia yra a 6 žingsnių vadovas, kaip juos valdyti :

1. Išnagrinėkite darbo eigos būsenos ataskaitas, kad nustatytumėte problemos šaltinį.
2. Pristabdykite darbo eigą, jei reikia atlikti reikiamus pakeitimus.
3. Redaguokite darbo eigą, kad išspręstumėte visas problemas.
4. Iš naujo paleiskite pakeistą darbo eigą, kad pamatytumėte, ar ji veikia sklandžiai.
5. Patikrinkite naujai sugeneruotus žurnalus, jei vis dar yra kokių nors problemų.
6. Kreipkitės pagalbos į IT palaikymo komandą, jei niekas neveikia, arba apsvarstykite galimybę grįžti prie ankstesnės darbo eigos versijos.

Net kelios išimtys ar klaidos gali kauptis laikui bėgant ir sukelti vėlavimą. Taigi, norint jas sumažinti, labai svarbu išsamiai suprasti kiekvieną problemą.

Prieš kelerius metus „Microsoft“ komandos susidūrė su darbo eigos problemomis. Laikui bėgant jie kaip šaltinį nustatė netinkamas gijas. Jie naudojo metodus, panašius į pirmiau minėtus, ir išsprendė problemą. Suprasdami šias problemas ir greitai imdamiesi veiksmų, galime sutaupyti laiko ir užtikrinti didesnį tikslumą.

Pasiruošę tinkinti SharePoint darbo eigas? Apsirenkite elektrinį kostiumą ir imkitės verslo!

Darbo eigos tinkinimas „SharePoint“.

Jei norite lengvai tinkinti darbo eigas programoje „SharePoint“, jums tinka naudoti vaizdinį dizainą, darbo eigų išplėtimą naudojant „SharePoint“ dizainerį ir darbo eigų integravimą su trečiųjų šalių programomis. Šie poskyriai padės jums tinkinti darbo eigą, suteikdami galimybę išplėsti darbo eigą ir sujungti jas su kitomis programomis, kad būtų užtikrintas didesnis efektyvumas be jokio vargo.

Visual Designer naudojimas darbo eigos tinkinimui

„SharePoint“ vizualinis dizaineris leidžia tinkinti darbo eigas, kad būtų automatizuoti verslo procesai. Siūloma vilkite ir numeskite funkcijas pridėti veiksmų, sąlygų ir kilpų. Galite tinkinti standartines darbo eigas arba sukurti visiškai savo.

Tinkinimas leidžia įmonėms patenkinti savo unikalius poreikius. Galite sukurti pasirinktinę užduoties formą naudodami InfoPath arba HTML formos , leidžianti geriau valdyti vartotojo įvestį. Be to, pašto pranešimus galima nustatyti proceso užbaigimui.

„Microsoft“ taip pat leidžia integruoti tokias trečiųjų šalių paslaugas kaip Dropbox arba CRM sistemos, tokios kaip „Salesforce“. per pasirinktinius veiksmus. SharePoint REST API suteikia galimybę kurti pasirinktinius veiksmus gauti duomenis iš išorinių šaltinių.

Pro patarimas: Darbo eigos pritaikymas yra raktas į jūsų verslo poreikius ir gerinant produktyvumą automatizuojant pasikartojančias užduotis. Būtinai patikrinkite savo darbo eigas kūrimo etapuose, kad išvengtumėte klaidų gamybos aplinkoje.

Apsirenkite apsiaustą ir atrakinkite supergalią SharePoint dizaineris „Tai jūsų tikslas, kad darbo eigą pakeltumėte į kitą lygį.

Darbo eigos išplėtimas naudojant SharePoint Designer

Tinkinti darbo eigas „SharePoint“? Lengvai atliekama su SharePoint dizaineris ! Šis įrankis išplečia iš anksto sukurtas darbo eigas ir leidžia kurti pasirinktinius procesus, kurie tinka jūsų verslui. Norėdami pakeisti esamas darbo eigas, tiesiog atidarykite programą ir pasirinkite tą, kurią norite pakeisti. Norėdami pridėti ir pašalinti etapus, naudokite vaizdinius vilkimo įrankius arba kodo rodinį. Taip pat pridėkite veiksmus, pvz., el. laiškus ar užduotis, ir sąlygas, kurioms reikalingas naudotojo įvestis arba tam tikri rezultatai.

Be to, naudodami SharePoint Designer galite kurti pasirinktines darbo eigas nuo nulio. Tai apima įprastų verslo procesų, pvz., dokumentų patvirtinimo ar išlaidų ataskaitų, šablonus. Tinkinkite šiuos šablonus, kad jie atitiktų jūsų verslo poreikius, ir jie automatiškai generuos el. laiškus ir užduočių užduotis pagal naudotojų įvestis.

Pro patarimas: Norėdami gauti papildomų patarimų ir palaikymo, kaip tinkinti darbo eigas, peržiūrėkite internetinius vadovėlius ir bendruomenes, skirtas SharePoint Designer. Kam reikalingi draugai, kai galite tiesiog integruoti savo darbo eigą su trečiųjų šalių programomis?!

Darbo eigos integravimas su trečiųjų šalių programomis

Be standartinių jungčių, yra programėlės kurie teikia nemokamus arba mokamus „darbo eigos“ išplėsti ir automatizuoti procesą. Pavyzdžiui, DocuSign jungtis gali būti naudojamas automatiškai nukreipti sutartis dėl pasirašymo tarp skirtingų žmonių, naudojant SharePoint bibliotekas ir sąrašus.

Pasirinkimas trečiosios šalies programa dėl integracijos? Dalykai, į kuriuos reikia atsižvelgti: mastelio keitimas, ekonomiškumas ir naudojimo paprastumas. Pirmenybė teikiama vienam su aktyvi ekosistema ir reguliarūs atnaujinimai .

kaip pridėti eilutę Word dokumente

Kurti ir valdyti darbo eigas? Tai kaip gano kates . Išskyrus tai, kad katės iš tikrųjų yra bendradarbės, turinčios įvairių nuomonių.

Geriausia darbo eigos projektavimo ir valdymo praktika

Norėdami užtikrinti lankstumą ir mastelį, įdiekite saugą ir leidimus bei palaikykite darbo eigos našumą ir optimizavimą kurdami darbo eigą „SharePoint“. Tai yra keletas svarbių dalykų, kuriuos turite turėti omenyje kurdami ir valdydami darbo eigą. Šiame skyriuje aptarsime geriausią darbo eigos kūrimo ir valdymo praktiką ir trumpai išnagrinėsime kiekvieno iš šių poskyrių naudą.

Lankstumo ir mastelio keitimo užtikrinimas

Lankstumas ir mastelio keitimas yra pagrindiniai darbo eigos projektavimo ir valdymo elementai. Sistemos turi sugebėti prisitaikyti prie darbo krūvio, procesų ir technologijų pokyčių. Modulinės darbo eigos suskaidykite sudėtingas užduotis į mažesnius komponentus, kad jas būtų lengviau pridėti, pašalinti ar modifikuoti. Automatika taip pat svarbu mastelio keitimui. Debesis pagrįsti sprendimai gali suteikti pagal poreikį skaičiavimo išteklius. Norėdami optimizuoti efektyvumą, peržiūrėkite ir stebėkite našumo metrikas. Baigėsi 40% įmonių iki 2023 m. priims RPA programinę įrangą – tai pabrėžia darbo eigos projektavimo automatizavimo poreikį. Prisiminkite – geriausia apsaugos sistema yra toks sudėtingas, kad neprisimeni slaptažodžio!

Saugumo ir leidimų diegimas

Saugumas ir leidimai yra labai svarbūs norint tinkamai suprojektuoti ir vykdyti darbo eigą. Norint apsaugoti informaciją, svarbu nustatyti saugumo priemones, kurios apsaugotų jautrius duomenis ir sustabdytų neteisėtą prieigą. Štai 6 veiksmai, padėsiantys tinkamai įdiegti saugą ir leidimus:

1. Skelbtinų duomenų vieta : pradėkite ieškodami visos informacijos, kurią reikia apsaugoti. Tai gali apimti finansinę informaciją arba klientų duomenis.
2. Išsiaiškinti prieigos lygius : nuspręskite, kurioms vartotojų grupėms reikia visiškai valdyti tam tikrų tipų duomenis, o kurioms grupėms reikalinga tik ribota prieiga.
3. Leidimų suteikimas pagal vaidmenis : priskirkite vaidmenis kiekvienai vartotojų grupei, nuspręsdami, ką jie gali daryti darbo eigos sistemoje.
4. Slaptažodžių politikos įgyvendinimas : įsitikinkite, kad visi vartotojai turi saugius slaptažodžius, kurie atitinka reikalavimus, pvz., raidines ir skaitmenines eilutes arba specialiuosius simbolius.
5. Failų bendrinimo taisyklių kūrimas : sukurkite aiškias gaires, kaip dalytis failais savo organizacijoje. Nuspręskite, kas gali bendrinti dokumentą ir kaip apriboti failų bendrinimą pagal regioną, laiko juostą ir pan.
6. Veiklos žurnalų naudojimas : Sekite visus darbo eigos veiksmus, kurių imasi naudotojai naudodami žurnalus ar auditus, kad galėtumėte peržiūrėti veiklą, jei atrodo, kad kažkas negerai arba nutinka kažkas blogo.

Taip pat labai svarbu komandos narius apmokyti apie geriausius saugos protokolus. Išmokykite juos pastebėti galimas problemas, tokias kaip sukčiavimo el. laiškai, kenkėjiški atsisiuntimai, reguliarus slaptažodžių keitimas ir kt.

Galiausiai – patvirtinimo procesai turi būti tiksliai apibrėžti. Svarbu, kad būtų nustatytos griežtos vadovavimo gairės, nes patvirtinimai eina aukštyn – tai neleidžia blogų ketinimų turinčiam asmeniui pažeisti protokolą dėl spragų.

Atlikdamos šiuos veiksmus, įmonės gali apsaugoti savo neskelbtinus duomenis ir padidinti atskaitomybę. Netgi geriausias darbo eigos dizainas negali kompensuoti vadovo, kuris mano, kad „mikrovaldymas“ yra „veiksmingo vadovavimo“ sinonimas.

Darbo eigos našumo palaikymas ir optimizavimas.

Norint išlaikyti našumą ir optimizavimą, procesai turėtų būti analizuojami ir tobulinami reguliariai . Apibrėžkite ir stebėkite Pagrindiniai našumo rodikliai (KPI) rasti kokių nors kliūčių. Taip pat gali padėti automatizavimo įrankiai ir standartizavimo procedūros.

Komandos narių bendravimas ir bendradarbiavimas yra labai svarbūs . Mokymai turi būti rengiami, kad žmonės žinotų savo vaidmenis ir visus naujus darbo eigos pakeitimus. Klientų ar klientų atsiliepimai turėtų būti įtraukti į darbo eigos optimizavimą. Tai padeda pritaikyti darbo eigą, kad jos būtų geriau aptarnaujamos.

McKinsey & Company tyrimas rodo, kad darbo eigos optimizavimas gali duoti našumas padidėjo 30 proc. .

Dažnai užduodami klausimai

Kl.: Kas yra „SharePoint“ darbo eiga?

A: SharePoint darbo eiga yra automatinių veiksmų seka, padedanti supaprastinti verslo procesus ir užduotis. Paprastai tai apima dokumentų, užduočių ar elementų judėjimą tarp vartotojų ar grupių patvirtinimui, peržiūrai ar redagavimui.

K: Kaip galiu sukurti darbo eigą „SharePoint“?

A: Norėdami sukurti darbo eigą „SharePoint“, pirmiausia turite nustatyti verslo procesą arba užduotį, kurią norite automatizuoti. Tada naudokite „SharePoint Designer“ arba „Microsoft Power Automate“, kad sukurtumėte tinkintą darbo eigą, atitinkančią jūsų poreikius.

Kl.: Kas yra „SharePoint Designer“?

A: SharePoint Designer yra nemokamas Microsoft įrankis, leidžiantis tinkinti ir kurti darbo eigas sistemoje SharePoint. Ji siūlo daugybę veiksmų ir sąlygų, leidžiančių sukurti sudėtingas darbo eigas, kurios automatizuoja jūsų verslo procesus ir užduotis.

Kl.: Kas yra „Microsoft Power Automate“?

A: „Microsoft Power Automate“ yra debesies pagrindu veikiantis įrankis, leidžiantis kurti automatines darbo eigas tarp „SharePoint“ ir kitų programų. Jis siūlo daugybę šablonų ir jungčių, kurie supaprastina pasirinktinių darbo eigų kūrimo procesą.

K: Kaip galiu išbandyti ir derinti savo SharePoint darbo eigą?

A: „SharePoint Designer“ ir „Microsoft Power Automate“ siūlo testavimo ir derinimo įrankius, kurie leidžia paleisti darbo eigą ir šalinti triktis. Taip pat galite naudoti „SharePoint“ integruotą registravimo funkciją, kad galėtumėte stebėti savo darbo eigos būseną ir nustatyti visas problemas.

Kl.: Ar yra geriausia SharePoint darbo eigos kūrimo praktika?

A: Taip, kuriant SharePoint darbo eigą reikia laikytis kelių geriausių praktikų, įskaitant aiškių tikslų apibrėžimą, aprašomų pavadinimų naudojimą darbo eigos veiksmams, klaidų tvarkymo ir eskalavimo kelių įtraukimą, darbo eigos testavimą ir tobulinimą bei visų suinteresuotųjų šalių apmokymo užtikrinimą. apie jo naudojimą ir naudą.