Verslas gali išnaudoti visas savo galimybes tik tinkamai valdydamas procesus. Bet koks yra tikrasis procesų valdymo apibrėžimas?
Kadangi daugelis įmonių per 2020 m. pandemiją pradėjo dirbti nuotoliniu būdu, daugelis procesų valdymo tapo skaitmeniniu. Kol darbuotojai galiausiai grįžo į savo biurus, procesų valdymas rado naujus namus debesyje.
Dėl šių staigių pokyčių ir susidomėjimo tobulinti procesų valdymą verta giliai pasinerti į tai, kas iš tikrųjų yra procesų valdymas. Ir kaip įmonė, kuriai, tiesą sakant, šis pasikeitimas buvo naudingas, turime daug ką pasakyti šiuo klausimu.
Šiame straipsnyje apibrėžsime procesų valdymą, kalbėsime apie jo naudą ir iššūkius bei patarsime, kaip tai įgyvendinti savo versle.
Pabaigoje mes netgi pateiksime nemokamą šabloną, kuris padės jums pradėti.
Proceso valdymo apibrėžimas
Gerai, kas tiksliai yra procesų valdymas?
Procesų valdymas arba verslo procesų valdymas (BPM) – tai būdas, kurį organizacijos naudoja įvairiems verslo procesams analizuoti, optimizuoti, stebėti ir valdyti.
Pašalinti windows Defense windows 10
Naudodamos BPM, įmonės gali:
- Automatizuokite pasikartojančius procesus, kad jie visada vyktų sklandžiai
- Išanalizuokite praeities procesus, kad sužinotumėte, kas pavyko, o kas ne
- Stebėkite skirtingų procesų metrikas
- Atlikite rizikos analizę, kad sumažintumėte būsimą riziką
- Išmatuokite efektyvumą naudodami ankstesnius duomenis
Kam rūpintis procesų valdymu?
BPM yra tai, ko reikia kiekvienai organizacijai, nes tai padeda geriau suprasti jūsų verslą.
Naudodami BPM galite analizuoti visus savo verslo procesus, kad surastumėte neefektyvumą ir pasiūlytumėte sprendimus, kaip juos ištaisyti ir optimizuoti. Tai leidžia daug sklandžiau atlikti kasdienes operacijas ir pagerinti išteklių valdymą.
Bet tai tik maža nauda.
Kiti to privalumai yra didžiuliai. Tai ne tik taupo jūsų organizacijos laiką ir pinigus, bet ir leidžia jūsų verslui daug greičiau reaguoti į klientų ir rinkos poreikius.
Aiškiai apibrėžto proceso valdymo privalumai
Suprasdami BPM apibrėžimą, galite geriau atskirti jį nuo programų ir projektų valdymo. Žinodami skirtumą tarp trijų procesų tipų, galėsite juos visus naudoti efektyviai.
kaip pašalinti žmones iš asanos
Naudojant BPM, svarbu atsiminti, kad jis skirtas pasikartojantiems procesams jūsų organizacijoje. Paprastai tai yra vykstantys procesai įmonėje ir neturi konkretaus tikslo, pavyzdžiui, darbuotojo priėmimo. Tai yra didžiausias jos skiriamasis veiksnys.
Projektų valdymas – tai konkretaus produkto ar paslaugos pristatymas. Tam yra aiški pradžia ir pabaiga. Projektai paprastai yra vienkartiniai dalykai, kurie nesikartoja, o komanda vienu metu gali dirbti tik prie vieno.
Programos valdymas yra kažkur tarp kitų dviejų. Ji susijusi su skirtingų projektų tarpusavio priklausomybės valdymu. Kaip ir BPM, programos valdymas paprastai yra nuolatinis, tačiau skirtingai nei BPM, jis nesusijęs su procesais, susijusiais su visu verslu.
Procesų valdymo naudojimo pranašumai
Procesų valdymas yra esminis bet kurios verslo operacijos aspektas, kuriuo siekiama pagerinti efektyvumą, sumažinti išlaidas ir pagerinti bendrą našumą. Štai keletas pagrindinių proceso valdymo pranašumų:
Padidėjęs efektyvumas
Proceso valdymo įgyvendinimas leidžia organizacijoms racionalizuoti savo veiklą, pašalinti nereikalingas užduotis ir pagerinti produktyvumą. Aiškiai apibrėžti procesai darbuotojai gali dirbti efektyviau, todėl sutaupoma laiko ir išlaidų.
Nuolatinis tobulinimas
Naudodamos procesų valdymą, įmonės gali nuolat stebėti ir vertinti savo procesus, kad nustatytų tobulinimo sritis. Tai leidžia jiems atlikti reikiamus pakeitimus, optimizuoti darbo eigą ir nuolat gerinti našumą.
Patobulintas klientų aptarnavimas
Padidinusios efektyvumą ir supaprastindamos procesus, organizacijos gali teikti geresnį klientų aptarnavimą. Tokie procesai, kaip užsakymų įvykdymas, skundų sprendimas ir klientų įtraukimas, gali būti standartizuoti ir vykdomi nuosekliai, todėl pailgėja atsakymo laikas ir pailgėja klientų pasitenkinimas.
Išlaidų taupymas
Procesų valdymas padeda nustatyti kliūtis, atleidimus ir neefektyvumą, todėl įmonės gali optimizuoti išteklių paskirstymą ir sumažinti išlaidas. Pašalinus nereikalingus veiksmus ir automatizavus rankinius procesus, organizacijos gali žymiai sutaupyti.
Patobulintas sprendimų priėmimas
Procesų valdymas suteikia įmonėms duomenis realiuoju laiku ir įžvalgas apie jų veiklą. Tai leidžia jiems priimti pagrįstus sprendimus, pagrįstus tikslia informacija, o tai lemia geresnius verslo rezultatus ir strateginių tikslų pasiekimą.
Procesų valdymo rūšys
Procesų valdymas gali daug padėti pasiekti verslo tikslus, tačiau jūs turite būti susipažinę su įvairiais tipais, kad žinotumėte, kuris jums tinkamiausias.
Verslo procesų valdymas
Šio tipo procesų valdymas skirtas verslo procesų ir darbo eigos gerinimui skirtinguose organizacijos padaliniuose ar funkcijose. Juo siekiama optimizuoti procesus, padidinti efektyvumą ir suderinti juos su strateginiais tikslais. Verslo procesų valdymo programinė įranga yra puikus būdas padėti sukurti procesų valdymo sistemą.
Projektų valdymas
Projekto valdymas apima konkretaus projekto planavimą, vykdymą ir stebėjimą, kad būtų pasiekti konkretūs tikslai per nustatytą laikotarpį. Tai užtikrina, kad projektai būtų pristatyti laiku, neviršijant biudžeto ir atitiktų norimus kokybės standartus.
Darbo eigos valdymas
Darbo eigos valdymas orientuotas į užduočių, veiklų ir patvirtinimų koordinavimą ir optimizavimą apibrėžtame procese. Ji užtikrina, kad darbai būtų atliekami efektyviai, būtų laikomasi terminų ir atlikti visi reikalingi veiksmai.
Programos valdymas
Programos valdymas apima kelių susijusių projektų valdymą kaip koordinuotas pastangas pasiekti organizacijos tikslus. Tai apima kelių projektų planavimo, vykdymo ir stebėjimo priežiūrą bei jų suderinimo su strateginiais tikslais užtikrinimą.
Robotų procesų automatizavimas (RPA)
RPA apima programinės įrangos robotų arba robotų naudojimą, siekiant automatizuoti pasikartojančias ir taisyklėmis pagrįstas užduotis. Juo siekiama pagerinti efektyvumą, tikslumą ir greitį sumažinant rankinį įsikišimą ir sumažinant klaidas.
Kaip šviesti savo komandą procesų valdymo apibrėžimo klausimais
Komandos nariai yra labiau jautrūs pokyčiams, nei daugelis vadovų linkę juos pripažinti. Tačiau pernelyg dažnai BPM susitinka su tam tikru ir pamirštu požiūriu. Yra labai mažai pokyčių.
Kalbant apie komandos mokymą procesų valdymo apibrėžimo klausimais, jūsų požiūris yra svarbesnis nei tai, kaip formuluojate apibrėžimą. Paklausk savęs šito:
- Kodėl noriu, kad mano komanda žinotų procesų valdymo apibrėžimą?
- Kaip komandai bus naudinga žinoti apibrėžimą?
- Kokie mano lūkesčiai iš komandos po to, kai aptarsime BPM?
- Ar noriu savo komandos idėjų, ar tiesiog noriu, kad jie žinotų, kas apskritai yra BPM?
Jei tiesiog norite, kad jūsų komanda žinotų, kas yra BPM, jūsų požiūris tikriausiai nėra tinkamas.
Jūsų komandos nariai yra tie, kurie kasdien dirba su nusistovėjusiais procesais ir tikriausiai jau žino, ką būtų galima patobulinti. Kai savo komandai pristatote procesų valdymą, tai turėtų būti būdas atverti bendravimo su komanda liniją.
Jiems turėtų būti patogu ateiti pas jus su savo idėjomis, kaip pagerinti procesus nuo šio momento. Į jų idėjas visada reikia įsiklausyti.
Nustatyti verslo procesų valdymo modeliai
Verslo procesų valdymo modeliavimas – tai organizacijos procesų reprezentavimas, kad juos būtų galima analizuoti, tobulinti ir potencialiai automatizuoti.
Visa BPM modelių idėja yra fizinis proceso vaizdas, išdėstytas taip, kad būtų prasmingas kiekvienam, kuris jį žiūri, nesvarbu, ar tai būtų inžinieriai, ar suinteresuotosios šalys. Pagalvokite apie tai kaip apie minčių žemėlapį.
Procesų valdymo modelių pavyzdžiai
Kaip modeliuoti verslo procesus, priklauso nuo jūsų, tačiau yra keletas nusistovėjusių modelių, kurie padės jums pradėti.
redaguojamas kalendorius 2023 -24 m
Srauto diagramos
Turbūt žinomiausi modeliai, srautų diagramos yra paprastos ir lengvai pagaminamos. Tiesiog naudodami įvairias figūras, sujungtas rodyklėmis, galite lengvai parodyti, kaip tam tikros proceso dalys pereina į kitą.
Paprastai jie geriausiai tinka paprastiems procesams arba sudėtingesniems procesams supaprastinti.
Verslo procesų modeliavimo žymėjimas
Verslo procesų modeliavimo sąvoka (BPMN) atvaizduoja verslo procesus naudodama grafinį žymėjimą. „Object Management Group“ (OMG) sukurtas BPMN tikslas yra padaryti net sudėtingiausius verslo procesus suprantamus visiems komandos nariams – nuo programinės įrangos kūrėjų iki verslo analitikų.
Iš tikrųjų galite sužinoti, kaip nemokamai sukurti BPMN OMG svetainė jei su šiuo modeliu norite eiti.
Ganto diagramos
Ganto diagramas sukūrė amerikiečių mechanikos inžinierius Henry Ganttas ir jos egzistuoja daugiau nei 100 metų. Šios diagramos geriausiai tinka procesams, kuriems svarbus laikas, nes jos naudoja juostas tam tikrų užduočių ar projektų terminams stebėti.
Ganto diagramos yra nuoseklios ir labai lengvai suprantamos. Yra rimta priežastis, kodėl jie vis dar plačiai naudojami ir šiandien.
Duomenų srauto diagramos
Duomenų srautų diagramos (DFD) leidžia vizualizuoti duomenų srautus. DFD veikia kaip srautų diagramos, tačiau paprastai turi daug didesnį raktą, kad įvairios formos ir spalvos būtų aiškios ir tvarkingos.
Tai padeda matyti, kaip duomenys teka procese ir tarp procesų. Paprastai jie yra geresni jūsų komandai, o ne suinteresuotosioms šalims, nes jie gali būti šiek tiek sudėtingi, atsižvelgiant į tai, kiek duomenų pateikiama.
tuščio puslapio ištrynimas „Word“.
Proceso valdymo sistemos diegimas
Proceso valdymo sistemos įdiegimas net atskiriems procesams neturi būti sudėtingas. Tiesiog atlikite šiuos veiksmus:
Aiškiai apibrėžkite tikslus ir uždavinius
Tai suteiks pagrindą nustatyti svarbiausius procesus, kuriuos reikia valdyti ir tobulinti. Užtikrindamos procesų valdymo sistemos ir bendros verslo strategijos suderinimą, organizacijos gali teikti pirmenybę savo pastangoms ir priimti geresnius procesų optimizavimo sprendimus.
Suplanuokite esamus procesus
Tai apima kiekviename procese dalyvaujančių žingsnių, įvesties, rezultatų ir suinteresuotųjų šalių dokumentavimą. Proceso planavimo pratimas vaizdžiai atvaizduoja veiklų seką ir padeda nustatyti galimas procesų kliūtis, neefektyvumą ir perteklius.
Nustatykite tobulėjimo galimybes
Tai atliekama įvertinant kiekvieno proceso efektyvumą, efektyvumą ir našumą. Gali būti apibrėžti pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI), siekiant įvertinti procesų sėkmę ir sekti pažangą siekiant tobulinimo tikslų.
Optimizuokite procesus
Proceso tobulinimas gali būti pasiektas įvairiais būdais, pavyzdžiui:
- Nereikalingų žingsnių pašalinimas
- Rankinių užduočių automatizavimas
- Iš naujo apibrėžti vaidmenis ir pareigas
- Geriausios praktikos įgyvendinimas pagal pramonės standartus
Nuolat stebėdamos ir analizuodamos procesus, organizacijos gali nustatyti optimizavimo sritis ir įgyvendinti efektyvumo didinimo pokyčius.
Iššūkiai diegiant naują procesų valdymo sistemą
Diegiant naują procesų valdymo sistemą gali kilti nemažai iššūkių. Štai keletas bendrų kliūčių, su kuriomis organizacijos gali susidurti šio proceso metu:
Atsparumas pokyčiams
Diegiant naują procesų valdymo sistemą dažnai reikia pakeisti mąstymą ir pakeisti nustatytas darbo eigas. Pasipriešinimas pokyčiams gali kilti iš darbuotojų, kurie yra pripratę prie esamų procesų ir gali nedrąsiai priimti naujus darbo būdus.
Įpirkos trūkumas
Sėkmingas procesų valdymo sistemos diegimas priklauso nuo pagrindinių suinteresuotųjų šalių paramos ir įsigyjimo. Jei sprendimus priimantys asmenys ir lyderiai nevisiškai supranta sistemos naudą ar nemato jos vertės, gali būti sudėtinga gauti reikiamą paramą ir išteklius.
awr ataskaitos analizė
Riboti ištekliai
Norint įdiegti naują sistemą, reikia investuoti į technologijas, mokymus ir išteklius. Ribotas biudžetas arba išteklių apribojimai gali kelti sunkumų, susijusių su reikalingų įrankių įsigijimu ir tinkamų žmonių paskyrimu, kurie vadovautų įgyvendinimo procesui.
Duomenų valdymas
Diegiant procesų valdymo sistemą dažnai reikia rinkti ir analizuoti didelius duomenų kiekius. Veiksmingas šių duomenų valdymas ir tvarkymas gali būti iššūkis, ypač jei organizacijose nėra veiksmingų duomenų valdymo procesų.
Integracija su esamomis sistemomis
Organizacijos jau gali turėti sukurtas sistemas ir įrankius, o naujos procesų valdymo sistemos integravimas su esamomis sistemomis gali būti sudėtinga užduotis. Užtikrinti sklandų integravimą ir sklandų duomenų srautą tarp skirtingų sistemų gali kilti iššūkių.
Procesų valdymo šablonai
Peržiūrėkite mūsų tinklaraščio įrašą apie esminius personalo komandų procesus. Kartais geriau BPM pirmiausia įdiegti HR komandose, o šiame įraše yra 60 nemokamų šablonų, kuriuos jūsų komanda gali išbandyti.
Jei jums sunku nuspręsti, kurį iš jų išbandyti pirmiausia, rekomenduoju šį:
Rodyti darbo eigą Naujas samdos priėmimo proceso šablonas Spustelėkite čia, kad pridėtumėte šią darbo eigą prie savo nemokama Process Street paskyra .Kaip optimizuoti savo procesų valdymo sistemą
Procesų valdymo sistemos optimizavimas yra nuolatinio tobulinimo sistemos sukūrimas.
Nuolatinis tobulėjimas reiškia niekada nesusitvarkyti. Nėra „Tai veikia puikiai, palikime taip, kaip yra“, o veikiau požiūris „Tai veikia puikiai, bet ar yra būdas tai padaryti dar geriau?
Turime visą tinklaraščio įrašą, pilną patarimų, kaip naudoti nuolatinis tobulinimas siekiant optimizuoti procesus jei norite sužinoti daugiau.
