Kaip perkelti failus „SharePoint“.

SharePoint failų valdymo apžvalga

Pasiruošę tvarkyti failus „SharePoint“? Jokiu problemu!

Norėdami perkelti vieną: spustelėkite mygtuką …, pasirinkite „perkelti į“, pasirinkite paskirties biblioteką / aplanką / svetainę ir patvirtinkite.

laiško antraštės šablonas

Norėdami perkelti kelis? Pasirinkite juos visus, tada atlikite tą patį procesą.

Ar reikia pagalbos ieškant failų? Naudokite SharePoint paieškos juostą!

Tvarkykite turinį reguliariai ištrindami nepageidaujamus ar pasenusius failus. Profesionalo patarimas: naudokite metaduomenis ir žymėjimą, kad ateityje galėtumėte lengviau atlikti paieškas.

Pajudėkime!

Failų perkėlimas SharePoint bibliotekose

Failų perkėlimas „SharePoint“ bibliotekose

Norėdami perkelti failus į SharePoint bibliotekas, atlikite šiuos paprastus veiksmus:

1. Pasirinkite failus, kuriuos norite perkelti : pasirinkite failus, kuriuos norite perkelti, pažymėdami juos pelės žymekliu.
2. Spustelėkite Perkelti : Pasirinkę failus, eikite į komandų juostą ir spustelėkite mygtuką Perkelti.
3. Pasirinkite kelionės tikslą : atsidarys iššokantis langas. Pasirinkite paskirties aplanką, į kurį norite perkelti failus, ir spustelėkite mygtuką Perkelti.

Be to, galbūt norėsite sukurti aplanko struktūrą pagal savo projekto ar skyriaus poreikius. Tai leidžia geriau organizuoti ir lengviau valdyti failus. Taip pat galite nustatyti leidimus valdyti prieigą prie failų, kad tik įgalioti darbuotojai galėtų juos pasiekti ir keisti. Vykdydami šiuos pasiūlymus galite pagerinti savo „SharePoint“ patirtį ir tvarkyti bei apsaugoti failus.

Failų, kuriuos norite perkelti, pasirinkimas sistemoje „SharePoint“ yra tarsi bandymas pasirinkti, kurį vaiką išsaugoti iš degančio pastato, išskyrus tuos atvejus, kai yra mažiau emocinio prisirišimo.

Kaip pasirinkti failus, kuriuos norite perkelti

Gali būti lengva pasirinkti failus, kuriuos norite perkelti į „SharePoint“ bibliotekas. Norėdami tai padaryti, atidarykite dokumentų biblioteką ir pasirinkite failus, kuriuos norite perkelti. Štai a 3 žingsnių vadovas :

1. Pažymėkite žymimąjį laukelį šalia kiekvieno failo.
2. Į pasirinkti kelis elementus , laikykite nuspaudę Ctrl ir spustelėkite kiekvieną failą.
3. Pažymėkite žymimąjį laukelį priešais pavadinimo etiketę, kad vienu metu pasirinktumėte visus elementus.

Atminkite, kad per daug elementų pasirinkimas gali turėti įtakos sistemos veikimui. Taigi, rinkitės tik tai, ko reikia. Perkeldami arba perkeldami failus „SharePoint“, neištrinkite jų iš pradinės vietos, kol neįsitikinsite, kad jie sėkmingai perkelti. Įsitikinkite, kad taip pat išlaikomi leidimai.

Apibendrinant galima pasakyti, kad suprasdami geriausią dokumentų perkėlimo į „SharePoint“ praktiką sutaupysite laiko ir garantuosite, kad visi duomenys bus perkelti be kliūčių.

Tai nuostabu Microsoft nesitikėjo SharePoint 2001 m. ji turėjo būti tokia pat sėkminga, kaip ir šiandien. Tai turėjo būti paprastas dokumentų valdymo įrankis, tačiau įmonės suprato jo potencialą ir panaudojo jį kaip bendradarbiavimo centrą. Norint perkelti failus į „SharePoint“, jums nereikia asmeninio asistento – tiesiog nuvilkite ir numeskite!

Kaip perkelti failus naudojant vilkimo ir nuleidimo metodą

Greitai perkelkite dokumentus naudodami vilkimo metodą! Štai 6 žingsnių vadovas:

1. Atidarykite savo SharePoint svetainę. Eikite į dokumentų biblioteką.
2. Spustelėkite failą, kurį norite perkelti.
3. Laikykite nuspaudę pelės mygtuką ir vilkite jį.
4. Žalias pliuso ženklas rodo, kad perkeliate failą.
5. Atleiskite pelės mygtuką, kad numestumėte jį į naują vietą.
6. Jūsų failas dabar yra naujoje vietoje!

Taip pat galite perkelti kelis failus vienu metu. Tiesiog pasirinkite juos prieš vilkdami.

Jei negalite rasti aplanko arba bibliotekos, naudokite SharePoint paieškos funkciją – ji padeda greitai rasti konkrečius aplankus.

Tvarkykite dokumentus pagal aiškią pavadinimų suteikimo tvarką. Tokiu būdu galite lengvai identifikuoti ir sugrupuoti panašius failus.

Kaip perkelti failus naudojant komandą perkelti į

1. Pasirinkite failą arba aplanką, kurį norite perkelti.
2. Spustelėkite Pereiti prie mygtuką bibliotekos viršuje.
3. Iššokančiajame lange pasirinkite, kur jį perkelti.
4. Spustelėkite Judėti .
5. Eikite į paskirties biblioteką ir įsitikinkite, kad ji ten yra.

Tai taip paprasta! Tai darydami galite lengvai tvarkyti dokumentus ir juos pasiekti.

Užsirašyti: Kai perkeliate failą ar aplanką, atsiranda ir visi susiję metaduomenys. Tai reiškia, kad bet kokia svarbi informacija lieka jūsų dokumente.

Verta atkreipti dėmesį: 2021 m. „Microsoft SharePoint“ turi daugiau nei 190 milijonų vartotojų, todėl ji yra viena populiariausių įmonės turinio valdymo sistemų. Jei tik tikrasis gyvenimas būtų toks lengvas kaip „SharePoint“ komanda „Perkelti į“!

Kaip perkelti failus naudojant komandą copy to

The Nukopijuoti komanda yra būdas greitai ir lengvai perkelti failus SharePoint bibliotekose! Štai kaip tai veikia 4 paprasti žingsniai :

1. Pasirinkite failą arba aplanką, kurį norite perkelti.
2. Spustelėkite Nukopijuoti mygtuką įrankių juostoje.
3. Pasirinkite paskirties biblioteką arba aplanką.
4. Spustelėkite Gerai ir bam! Stebėkite, kaip failas ar aplankas teleportuojasi į naują vietą.

A aukštyn: Nukopijuoti sukurs jūsų failo ar aplanko dublikatą, o ne perkels jį visą. Tai reiškia duomenų neprarandama perdavimo proceso metu .

Pro patarimas : Jei norite kitokio požiūrio, išbandykite Pereiti prie komandą. Tai taip pat atliks savo darbą!

Failų perkėlimas tarp SharePoint bibliotekų

Dokumentų perkėlimas į skirtingas SharePoint bibliotekas

Failų perkėlimas tarp „SharePoint“ bibliotekų yra įprasta „SharePoint“ administratorių užduotis. Būtina pranešti, kad „SharePoint“ vartotojai gali perkelti dokumentus iš vienos bibliotekos į kitą atlikdami kelis paprastus veiksmus.

1. Pasirinkite dokumentą ar dokumentus, kuriuos norite perkelti.
2. Eikite į Skirtukas „Failai“ . Iš ten komandų grupėje pasirinkite mygtuką „Perkelti į“.
3. Išskleidžiamajame galimų bibliotekų sąraše pasirinkite paskirties biblioteką.

Viena unikali detalė, kurią reikia atsiminti, yra ta, kad „SharePoint“ nepašalina originalaus dokumento iš šaltinio bibliotekos. Jis tik nukopijuoja failą į paskirties biblioteką. Tai privalumas, jei norite išsaugoti dokumento istoriją.

Panašiu tonu verta paminėti, kad kai „SharePoint“ pirmą kartą pateko į rinką, jis buvo vertinamas kaip revoliucinis produktas, pakeisiantis dokumentų saugojimą ir bendrinimą. Nuo tada „SharePoint“ tapo svarbiu daugelio organizacijų visame pasaulyje komponentu, padedančiu vykdyti bendradarbiavimo iniciatyvas, valdyti dokumentus ir organizuoti.

Labai svarbu pasirinkti tinkamas bibliotekas, nes failų perkėlimas į mamos receptų aplanką būtų nelaimės receptas.

Kaip pasirinkti šaltinio ir paskirties bibliotekas

Šaltinio ir paskirties bibliotekų pasirinkimas „SharePoint“ gali būti bauginantis. Tačiau tinkamais veiksmais tai galima padaryti greitai! Čia yra 5 paprasti žingsniai, norint pasirinkti šaltinio ir paskirties bibliotekas:

1. Prisijunkite prie „SharePoint“ ir suraskite dokumentų biblioteką su norimais perkelti failais.
2. Pažymėkite langelius šalia failų, kuriuos norite perkelti.
3. Surask Pereiti prie mygtuką ir spustelėkite jį.
4. Atsidarys langas – naršykite svetainės dokumentų bibliotekas, kol rasite norimą vietą.
5. Tada paspauskite Perkelti čia , ir viskas!

Jei vienu metu perkeliate didelį kiekį failų, tai gali sulėtinti jūsų sistemą arba sukelti klaidų. Vietoj to bandykite mažesnes partijas.

Kaip ir renkantis renginio aprangą, reikia atidžiai apsvarstyti SharePoint bibliotekų pasirinkimą failams perkelti. Vienas iš mano kolegų kartą perkėlė svarbias sutartis į ne tą biblioteką, todėl prarado laiką ir produktyvumą. Būtinai laikykitės mūsų nurodymų, kad išvengtumėte tokių nelaimių! Galiausiai, būdas perkelti failus be prakaito – nebent, žinoma, perkeliate savo kompiuterį.

Kaip perkelti failus naudojant komandą perkelti į

Failus perkelti „SharePoint“ bibliotekose gali būti paprasta naudojant komandą „perkelti į“. Štai kaip:

1. Pasirinkite failą (-us).
2. Spustelėkite Pereiti prie mygtuką.
3. Pasirinkite paskirties biblioteką.
4. Pasirinkite bet kuriuos bibliotekos poaplankius.
5. Pataikė Judėti ir laukti patvirtinimo.

Nepamirškite to nuorodos ir leidimai nebus automatiškai perkelti į naują vietą. Jei perkeliate daug failų, tai gali užtrukti. Taigi, įsitikinkite, kad turite tinkamus vartotojo leidimų lygius ir tinklo ryšį . Pavyzdžiui, viena įmonė perkėlė kelis esminius failus, bet neatnaujino nuorodų ir leidimų. Tai sukėlė painiavą tarp jų komandos, kol jie paprašė IT pagalbos.

Atlikdami šiuos veiksmus, bet kas gali lengvai ir greitai perkelti failus tarp SharePoint bibliotekų be problemų ar vėlavimų.

Kopijuoti į komandą: Nes kai vilkti ir nuleisti yra tiesiog per įprasta!

Kaip perkelti failus naudojant komandą copy to

Nukopijuoti yra paprastas būdas perkelti failus tarp SharePoint bibliotekų. Štai kaip:

1. Pasirinkite failus, kuriuos norite perkelti, pažymėdami langelį šalia jų pavadinimų.
2. Spustelėkite Nukopijuoti mygtuką puslapio viršuje.
3. Viduje Kopijuoti dialogo lange pasirinkite Pasirinkite kelionės tikslą .
4. Naršykite ir pasirinkite paskirties biblioteką.
5. Spustelėkite Kopijuoti pabaigti.

Atminkite, jei pažymėsite langelį „Perkelti turinį, jei taikoma“ , tada failas bus pašalintas iš pradinės vietos. Susieti metaduomenys, versijos ir leidimai taip pat bus perkelti.

Pro patarimas: Sukurkite atsargines svarbių failų atsargines kopijas arba pirmiausia patikrinkite su nesvarbiais dokumentais. Įsitikinkite, kad vartotojai turi prieigos prie abiejų bibliotekų teises, kad galėtų be vargo peržiūrėti ir redaguoti turinį.

Kodėl nepasimėgavus jauduliu perkeliant failus iš vienos „SharePoint“ svetainės į kitą, užuot išvykus į įtemptas atostogas?

Failų perkėlimas tarp skirtingų SharePoint svetainių

1 dalis:

Failus iš vienos „SharePoint“ svetainės galima perkelti sklandžiai atlikus paprastus veiksmus. Atlikdami šiuos veiksmus, per kelias minutes galite perkelti failus iš vienos svetainės į kitą.

2 dalis:

1. Pirmiausia suraskite tikslinį failą, kurį norite perkelti, eidami į SharePoint svetainę, kurioje jis šiuo metu yra.
2. Suradę pasirinkite failą ir paspauskite „Kopijuoti“. mygtuką iš viršutinės juostos.
3. Eikite į paskirties „SharePoint“ svetainę ir paspauskite 'Įklijuoti'. mygtuką iš viršutinės juostos, kad perkeltumėte failą.

3 dalis:

Perkeliant failus tarp „SharePoint“ svetainių, svarbu atkreipti dėmesį, kad visi naudotojo leidimai, metaduomenys ir versijų istorija, susieti su failu, išsaugomi, todėl procesas yra sklandus ir patogus visiems vartotojams.

4 dalis:

kaip įdėti windows 10 programas darbalaukyje

Pro patarimas: Perkeliant failus „SharePoint“, patartina išlaikyti failų struktūrą, kuri leistų lengvai naršyti tarp svetainių. Tai palengvina failų paieškos procesą ir taupo laiką.

Tobulų šaltinio ir paskirties svetainių pasirinkimas sistemoje „SharePoint“ yra tarsi adatos išėmimas iš šieno kupetos, bet užrištomis akimis.

Kaip pasirinkti šaltinio ir paskirties svetaines

Šaltinio ir paskirties svetainių pasirinkimas „SharePoint“ yra svarbus veiksmas perduodant failus tarp jų. Pažiūrėkime, kaip tai padaryti!

1. Raskite šaltinio svetainę – atidarykite „SharePoint“ svetainę, spustelėkite krumpliaračio piktogramą ir pasirinkite Svetainės informacija. Įrašykite svetainės URL.
2. Pasirinkite paskirties svetainę – atidarykite kitą SharePoint svetainę ir atlikite 1 veiksmą, kad išsaugotumėte jos URL.
3. Patikrinkite leidimus – prieš pradėdami įsitikinkite, kad turite prieigą prie abiejų svetainių.
4. Pasiekite failus – suraskite failus, kuriuos norite perkelti, naršydami kiekvienos svetainės dokumentų biblioteką arba naudodami paiešką.
5. Perkelti failus – pasirinkę reikiamus failus, skirtuke Failai spustelėkite parinktį Perkelti į, tada pasirinkite paskirties vietą iš „SharePoint Site Picker“.

Atminkite, kad failų nuorodos ir metaduomenys gali būti prarasti perkeliant failus iš vienos svetainės į kitą „Sharepoint“. Taigi protinga dar kartą atnaujinti visus susijusius elementus, kad būtų lengviau naršyti ir naudoti dokumentus iš įvairių šaltinių.

Atsisveikinkite su varginančiu failų perkėlimu – Perėjimas prie komandos leidžia lengvai pakeisti svetaines „SharePoint“!

Kaip perkelti failus naudojant komandą perkelti į

Komanda Perkelti į leidžia lengvai perkelti failus tarp SharePoint svetainių. Atlikite šiuos veiksmus:

1. Eikite į dokumentų biblioteką arba puslapį, kuriame yra failas, kurį norite perkelti.
2. Pasirinkite failą.
3. Bakstelėkite 'Pereiti prie' juostelėje ekrano viršuje ir pasirinkite paskirties svetainę.
4. Jūsų failas dabar bus naujuose namuose.

Pastaba: naudojant šį metodą galima perkelti tik tiesiogiai SharePoint dokumentų bibliotekoje saugomus dokumentus ir kitus failus. Priedų perkelti negalima.

Jei kyla problemų arba jums reikia pagalbos, susisiekite su savo SharePoint administratoriumi.

Perkeldami failus iš vienos „SharePoint“ svetainės į kitą, atminkite:

• Nustatykite tinkamus leidimus tiek šaltinio, tiek paskirties svetainėms.
• Prieš perkeldami patikrinkite, ar reikia laikytis darbo eigos ar verslo procesų.
• Pirmiausia išbandykite nekritinius failus – taip išvengiama atsitiktinių ištrynimų.

Komandos „perkelti į“ naudojimas yra veiksmingas norint perkelti failus tarp „SharePoint“ svetainių. Atlikdami šiuos veiksmus ir geriausią praktiką, galite padaryti procesą sklandų ir be streso. Failų perkėlimas tarp „SharePoint“ svetainių dar niekada nebuvo taip paprastas – išbandykite komandą Perkelti į šiandien!

Kaip perkelti failus naudojant komandą copy to

The Nukopijuoti komanda idealiai tinka failams perkelti iš vienos SharePoint svetainės į kitą. Štai kaip:

1. Pasirinkite failus, kuriuos norite perkelti iš dokumentų bibliotekos.
2. Spustelėkite Nukopijuoti komanda ant juostelės.
3. Pasirinkite vietą arba svetainę, į kurią norite perkelti failus, ir spustelėkite Kopijuoti.
4. Sėkmingai perkėlus failus, pasirodys patvirtinimo pranešimas.

Atkreipkite dėmesį: jei perkeliate failus tarp SharePoint domenų, gali pasirodyti įspėjamasis pranešimas. Įsitikinkite, kad paskirties svetainė taip pat turi tinkamas teises, kitaip gali kilti su leidimais susijusių problemų.

Neseniai vienas iš mano komandos narių perkėlė visą savo projekto dokumentaciją į netinkamą aplanką. Aš rekomendavau Nukopijuoti komanda, kurią panaudojome norėdami greitai ir tiksliai išspręsti problemą. Jei reikia perkelti dokumentus į aplankus ar svetaines, ši komanda yra puiki pagalba!

Patarimai, kaip sėkmingai perkelti failus „SharePoint“.

Patarimai, kaip užtikrinti sėkmingą failų perkėlimą naudojant „SharePoint“.

SharePoint yra galingas įrankis, leidžiantis vartotojams saugoti, tvarkyti ir dalytis vertingais duomenimis. Jei planuojate perkelti failus į SharePoint platformą, turite užtikrinti, kad failų perkėlimo procesas būtų sklandus ir sėkmingas. Štai trys patarimai, kaip užtikrinti sėkmingą ir be klaidų failų perkėlimą į „SharePoint“.

1. Planuoti ir ruošti: Prieš pradedant perkėlimo procesą, būtina planuoti ir pasiruošti . Išanalizuokite savo duomenis ir sudarykite failų, kuriuos norite perkelti, sąrašą. Įsitikinkite, kad turite reikiamus leidimus failams perkelti. Be to, sukurkite esamų duomenų atsarginę kopiją, kad būtumėte tikri, kad netikėtų klaidų atveju; vis tiek turite prieigą prie pradinių duomenų.
2. Pasirinkite tinkamus įrankius: „SharePoint“ siūlo keletą įrankių failams perkelti. Pasirinkite įrankį, kuris atitinka jūsų reikalavimus ir suteikia reikiamas funkcijas . Atminkite, kad kai kurie įrankiai gali būti nesuderinami su kai kurių tipų failais arba gali turėti apribojimų perkeliamų failų skaičiui. Todėl labai svarbu pasirinkti tinkamus įrankius.
3. Bandomasis perkėlimas: Labai svarbu išbandyti perkėlimo procesą prieš atliekant viso masto perkėlimą. Galite išbandyti procesą perkeldami kelis failus ir patikrinę jų struktūrą bei turinį „SharePoint“. Testavimas leidžia nustatyti galimas klaidas ar problemas, kurias reikia išspręsti prieš atliekant visapusišką perkėlimą .

Labai svarbu užtikrinti, kad duomenys išliktų nepažeisti viso perkėlimo proceso metu. „SharePoint“ siūlo įvairias funkcijas, pvz., versijų nustatymą, turinio tipus ir metaduomenis, kad apsaugotų duomenų vientisumą. Pasirinkę šias funkcijas galite užtikrinti, kad duomenys išliks saugūs ir tvarkingi.

Nedidelis planavimas ir pasiruošimas gali žymiai sumažinti klaidų ir prastovų tikimybę perkeliant failus į SharePoint. Turėdami omenyje šiuos patarimus ir imdamiesi atsargumo priemonių, galėsite sėkmingai perkelti nepakenkiant vertingiems duomenims.

Ar žinojote, kad perkėlimo procesas reikalauja kruopštaus planavimo ir vykdymo? Daugelis vartotojų susidūrė su perkėlimo gedimais dėl klaidų planavimo etape. Vienas iš tokių pavyzdžių yra įmonė, kuri perkėlė svarbius duomenis į „SharePoint“ neturėdama atsarginės kopijos, todėl buvo prarasta vertinga informacija. Taigi, norint išvengti tokių nesklandumų, būtina planuoti perkėlimo procesą ir pasidaryti atsarginę pirminių duomenų kopiją.

Kam taisyti neveikiančią nuorodą, jei galite tiesiog apsimesti, kad tai buvo tyčia, ir vadinti tai „hipersaito menu“?

Kaip išvengti neveikiančių nuorodų

Neveikiančios nuorodos gali sukelti „SharePoint“ vartotojų nusivylimą ir painiavą. Norėdami to išvengti, naudokite šiuos 6 patarimus:

• Pasirinkite santykinius URL, o ne absoliučius
• Išnaudokite URL peradresavimo įrankius, pvz., URL perrašymą
• Pataisykite nuorodas po failo perkėlimo
• Dažnai naudokite nuorodų tikrinimo įrankius, kad patikrintumėte, ar nėra neveikiančių nuorodų
• Sukurkite pasirinktinius klaidų puslapius
• Tikimės, kad neištrinsite ir neperkelsite failų, susietų su kitais failais ar puslapiais

Iš anksto įspėkite vartotojus apie bet kokius pakeitimus ar atnaujinimus. Profesionalų patarimas: reguliariai stebėkite ir stebėkite savo svetainės analizę, kad nedelsdami rastumėte neveikiančias nuorodas.

Išsaugoti failo leidimus „SharePoint“? Tai panašu į bandymą laikyti katę kepurėje – sunku tai padaryti, nebent išmanote pratimą.

Kaip užtikrinti, kad failų leidimai būtų išlaikyti

„SharePoint“ perkėlimo metu būtina išlaikyti failų teises . Norėdami tai užtikrinti, čia yra 6 žingsniai :

1. Dokumento leidimų lygius kiekvienam šaltinio sistemoje esančiam failui/aplankui.
2. Sukurkite tas pačias grupes ir vartotojus tikslinėje aplinkoje.
3. Priskirkite tuos pačius leidimo lygius.
4. Prieš perkeldami patikrinkite leidimų lygius.
5. Perkelkite failus / aplankus, išlaikydami unikalius leidimų lygius.
6. Patvirtinkite, kad po perkėlimo leidimai išliks tikslūs.

Perkėlimo metu gali lengvai atsirasti leidimų spragų. Taigi viso proceso metu patikrinkite ir patvirtinkite leidimų lygius.

Įmonė neseniai persikėlė į „Microsoft 365“ ir patyrė neteisėtos prieigos problemų dėl neteisingų vartotojo leidimų. IT darbuotojai turėjo peržiūrėti visus perkeltus duomenis ir iš naujo pateikti leidimus, todėl verslo procesai vėlavo. Tai parodo, kaip svarbu planuoti ir vykdyti „SharePoint“ failų perkėlimą naudojant neskelbtiną informaciją, ypač siekiant tiksliai išlaikyti vartotojo teises.

Failo versijų istorija: Stebėkite visas savo klaidas ir sėkmes!

Kaip išsaugoti failo versijų istoriją perkėlimo metu

Išsaugokite versijų istoriją, kai perkeliate failus į SharePoint! Štai ką daryti:

1. Įsitikinkite, kad versijų kūrimas įjungtas tiek šaltinio, tiek paskirties bibliotekose.
2. Įtraukite visą šaltinio biblioteką migracijoje.
3. Naudokite perkėlimo įrankį kuri palaiko versijų istorijos perdavimą.

Jei perkeldami failus perkelsite arba pervardysite už pradinės bibliotekos ribų, versijų istorija bus prarasta. Norėdami to išvengti, atkreipkite dėmesį į failų vietą ir pavadinimo susitarimus.

Taip pat visų failų atsargines kopijas prieš migruojant. Tai padės, jei perkėlimo metu kas nors nutiks.

Taigi, su senu ir su nauja – nebent esate kaupėjas, kuriam patinka jų 90-ųjų diskeliai!

Geriausia senų failų valymo po perkėlimo praktika

Tvarkote savo SharePoint aplinką? Po perkėlimo labai svarbu išvalyti senus failus. Tai padeda jūsų komandai dirbti efektyviau ir pagerinti bendrą patirtį. Štai kaip tai padaryti:

1. Raskite pasikartojančius failus. Naudokite tokius įrankius kaip SharePoint Manager arba Powershell kad juos surastų. Ištrinkite atsargiai – neištrinkite svarbių dokumentų!
2. Archyvuokite senus failus. Perkelkite nereikalingus dokumentus į archyvuotą būseną – tik peržiūrėti, jokių redagavimo.
3. Patikrinkite, ar nėra nenaudojamų failų. Ieškokite dokumentų, kurių ilgą laiką nepriėjote. Pašalinkite, jei tai neaktualu.
4. Išsaugokite svarbius failus. Išsaugokite įstatymų reikalaujamus dokumentus, atitikties standartus, veiklos tęstinumo planus.
5. Naudokite metaduomenis ir paiešką. Taikykite metaduomenų žymas, kad pagerintumėte paiešką. Vartotojai gali rasti jiems reikalingos informacijos.
6. Bendraukite su suinteresuotosiomis šalimis. Praneškite jiems apie valymo planą ir mokykite geriausios failų tvarkymo praktikos.

Be to, naudokite ataskaitas / analizę, kad reguliariai tikrintumėte duomenis „SharePoint“, kad stebėtumėte aplinkos būklę.

O, ir įsidėmėkite: „Microsoft“ teigia, kad „OneNote“ bloknotų negalima perkelti naudojant „SharePoint“! Vienai įmonei prireikė dviejų dienų bandymų, kad išsiaiškintų. Taigi, būtinai perskaitykite tarp eilučių su technologijų integravimu.

Tada jums nereikės nesibaigiančių kavos kupinų kodavimo seansų ar bemiegių naktų!

Išvada

Norint efektyviai perkelti failus „SharePoint“, būtina suprasti pagrindus. Susipažinkite su dokumentų bibliotekos vaizdas ir panaudoti vilkite ir numeskite įrankiai, palengvinantys procesą. Be to, kurkite aplankus „SharePoint“, kad galėtumėte lengvai tvarkyti ir greičiau ieškoti dokumentų.

Atsiminkite tai perkelti failus gali turėti įtakos leidimams arba nuorodoms tarp dokumentų. Patartina nukopijuoti dokumentus į naują vietą prieš ištrinant juos iš pradinio aplanko.

Naudokite „SharePoint“. versijų istorija funkcija. Tai suteikia apsaugą nuo atsitiktinio ištrynimo ar pakeitimų, padarytų perkėlimo proceso metu. Taip pat prireikus galima atkurti ankstesnes dokumentų versijas.

Apibendrinant, norint perkelti failus į „SharePoint“, reikia atidžiai apsvarstyti ir atkreipti dėmesį į detales. Tinkamai planuojant ir naudojant turimas funkcijas, procesas gali būti efektyvus ir paprastas vartotojams.

Dažnai užduodami klausimai

1. Kaip perkelti failus „SharePoint“?

Tiesiog pasirinkite failą ar failus, kuriuos norite perkelti, spustelėkite mygtuką Perkelti į ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite paskirties aplanką. Arba galite nuvilkti failus iš vieno aplanko į kitą.

2. Ar galiu perkelti failus į skirtingas SharePoint svetaines?

Taip, galite perkelti failus į skirtingas SharePoint svetaines, jei turite reikiamus leidimus. Tiesiog pasirinkite failą ar failus, kuriuos norite perkelti, ir išskleidžiamajame meniu Perkelti į pasirinkite paskirties svetainę.

3. Ar galiu anuliuoti failo perkėlimą „SharePoint“?

tikra debrid kainodara

Taip, galite anuliuoti failo perkėlimą „SharePoint“ spustelėdami mygtuką Anuliuoti, kuris pasirodo po sėkmingo perkėlimo. Taip pat galite perkelti failą atgal į pradinę vietą.

4. Kaip galiu perkelti daug failų „SharePoint“?

Galite perkelti daug failų sistemoje „SharePoint“, pasirinkdami kelis failus vienu metu naudodami klavišą „Shift“ arba „Ctrl“ arba spustelėdami žymimąjį laukelį failų sąrašo antraštėje. Tada galite perkelti visus pasirinktus failus į norimą vietą.

5. Kas atsitiks su failų nuorodomis, kai perkeliu failus į „SharePoint“?

Sėkmingai perkėlus „SharePoint“, failų nuorodos bus atnaujintos automatiškai. Tačiau rekomenduojama išbandyti nuorodas, kad įsitikintumėte, jog po perkėlimo jos veikia taip, kaip tikėtasi.

6. Ką daryti, jei neturiu reikiamų leidimų perkelti failus į „SharePoint“?

Jei neturite reikiamų leidimų perkelti failus į „SharePoint“, turėtumėte susisiekti su svetainės administratoriumi arba IT skyriumi ir paprašyti reikalingų leidimų.