Kas yra darbo eiga? Darbo eigos valdymo vadovas pradedantiesiems

Jei pažvelgsite į „Google“ pagrindinį puslapį, kad sužinotumėte, kas yra darbo eiga, pirmasis rezultatas yra tiesiog žodyno apibrėžimas.

Pramoninių, administracinių ar kitų procesų, per kuriuos darbas pereina nuo pradžios iki pabaigos, seka.

Tada jūs turite Kissflow apibrėžimą, kuris nėra aiškesnis:

Užduočių seka, apdorojanti duomenis tam tikru keliu nuo pradžios iki pabaigos.

Ir tada yra, gerai, šis puslapis. Ir kaip apibrėžti darbo eigą?

„Windows“ talpyklos išvalymas

Darbo eiga yra tai, kaip jūs atliekate darbą.

Dabar mes kažkur einame.

Kas yra darbo eiga?

Darbo eigos – tai eilė veiksmų, kuriuos reikia atlikti procese.

Pagalvokite apie tai tiesiogine prasme kaip apie darbą, einantį iš vieno etapo į kitą, nesvarbu, ar tai atliekama per kolegą, įrankį ar kitą procesą. Visą darbo eigą galite atlikti vienas (pvz., rašyti, redaguoti ir publikuoti tinklaraščio įrašą) arba gali dalyvauti keli žmonės (pvz., išrašyti sąskaitas faktūras klientui).

Kodėl svarbios darbo eigos?

Įmonėms darbo eigos gali tapti itin sudėtingos.

Pagalvokite apie savo darbuotojo priėmimo procesą. Norint tinkamai užbaigti šį procesą, turi derinti keli skirtingi skyriai. Be naujų talentų praradimo, netinkamas priėmimas taip pat gali sukelti rimtų atitikties problemų.

Šiame lygyje jie turi būti tinkamai stebimi, valdomi ir optimizuojami, siekiant užtikrinti, kad jie būtų kuo veiksmingesni.

Kuo skiriasi darbo eigos ir procesai?

Darbo eiga ir procesas dažnai naudojami pakaitomis. Atsižvelgiant į tai, kad jie dažnai pateikiami kaip suderintas rinkinys, tai suprantama.

Aukščiau pateiktame paveikslėlyje pateikiami pagrindiniai darbo eigos ir procesų skirtumai, tačiau pagrindinis dalykas yra:

A procesas yra metodas, naudojamas atlikti seka veikla .

A darbo eiga yra įrankis įpratęs palengvinti šį metodą .

Jei grįšime prie darbuotojo įtraukimo į pavyzdį, procesą sudaro visi skirtingi veiksmai, kuriuos reikia atlikti, pavyzdžiui:

• Užpildyti dokumentai
• Sukurta darbo vieta
• Treniruotės

Darbo eiga suskirsto šiuos veiksmus aiškioje struktūroje, kad būtų lengva įsivaizduoti, ką reikia padaryti diagramoje arba kontroliiniame sąraše.

Darbo eigos geriausia praktika

Norėdami sukurti efektyvią darbo eigą, turite atsakyti į tris svarbius klausimus:

• Kokius konkrečius darbus reikia atlikti?
• Kas atsakingas už kiekvieną darbą?
• Kiek laiko užtruks kiekviena užduotis?

Atsakydami į šiuos klausimus ir susisteminę atsakymus į diagramą arba procesą, gausite darbo eigą.

Įvertinę darbą, kurį reikia atlikti, galite valdyti, kaip optimaliai jis bus atliktas. Priešingu atveju jūs neįsivaizduojate, kas vyksta arba kur slypi jūsų komandos veiklos kliūtis.

Darbo eigos etapai

Darbo eigos kūrimas susideda iš 5 etapų:

1. Nurodykite užduotis, kurias reikia atlikti
2. Nustatykite, kas atsakingas už šias užduotis
3. Sutvarkykite užduotis į seką
4. Išbandykite darbo eigą
5. Peržiūrėkite ir pakartokite

Labai svarbu nuolat tobulėti, kai reikia išlaikyti darbo eigą. Atlikę šiuos nedidelius patobulinimus užtikrinsite, kad jūsų darbo eiga apims tik būtiniausias ir naujausias užduotis – ir jums nereikės skirti laiko dideliam kapitaliniam remontui.

3 pagrindiniai darbo eigos komponentai

Nors užduočių skaičius kiekvienoje darbo eigoje gali svyruoti nuo 8 iki 80, kiekvieną darbo eigą sudaro 3 pagrindiniai komponentai:

Suaktyvinimas:Įvykis, kuris pradeda darbo eigą. Tai gali būti veiksmas, sprendimas, konkretus laikas arba atsakas į ką nors.Užduočių serija/darbas:Tai apima visas užduotis, žmones ir rezultatus, susijusius su darbo eiga.Rezultatai:Ką sukuria darbo eiga. Rezultatas arba rezultatas gali būti kažkas apčiuopiamo, pavyzdžiui, paslaugos įsigijimas, arba abstraktesnis, pavyzdžiui, prieiga prie tam tikros informacijos.

Užduočių serija užims didžiąją darbo eigos dalį, tačiau ir veiksnys, ir rezultatai yra vienodai svarbūs. Jei nežinote, kur jūsų procesas turėtų prasidėti ir baigtis, jūsų darbo eiga bus gana nenaudinga.

Darbo eigos tipai

Kadangi visada geriausia viską daryti trise, yra trys pagrindiniai darbo eigos tipai, su kuriais susidursite:

• Projekto darbo eigos
• Paprastos proceso darbo eigos
• Sąlyginė proceso darbo eiga

Išanalizuoti tikslų skirtumą tarp šių tipų kartais gali būti sudėtinga, tačiau, kaip ir visur, turite įsitikinti, kad naudojate tinkamą įrankį.

Projekto darbo eigos yra pats paprasčiausias tipas. Paprastai tai yra vienkartinės darbo eigos, skirtos užtikrinti, kad projektas vyktų laiku, kad rezultatai būtų pateikti laiku, atskaitomybė būtų aiški ir jūsų komanda nepatirtų jokių kliūčių.

Galbūt galėsite pakartotinai panaudoti projekto darbo eigos dalis. Pavyzdžiui, turinio komanda sukuria kelias turinio dalis.

Kiekvienas iš jų yra nedidelis projektas. Atsižvelgiant į įvairius veiksnius, tikslūs veiksmai ne visada yra vienodi. Nuo viso proceso yra , tačiau galime pakartotinai panaudoti turinio kūrimo darbo eigą tokiems dalykams kaip tyrimai, apžvalgos ir vaizdo užklausos.

Kitas, jūs turite paprasta proceso darbo eiga . Šio tipo darbo eiga apima visas jūsų numatomas, kartojamas užduotis. Sąskaitos faktūros siuntimas arba laisvo laiko patvirtinimas yra paprastos proceso darbo eigos.

Nesvarbu: niekas nesikeičia. Darbo eiga vyksta lygiai tuo pačiu metu lygiai taip pat kiekvieną kartą, kai vykdoma darbo eiga.

Paprasta.

Galiausiai, yra sąlyginio proceso darbo eiga . Šiose darbo eigose naudojama forma jei tada logika struktūrizuoti procesą.

Tai darbo eigos romanas „Pasirink savo nuotykį“: jei norite ištirti požemį, eikite į 13 užduotį. Jei norite ištirti miestą, pereikite prie 22 užduoties.

Proceso gatvėje mes tai vadiname sąlygine logika, kuri sukuria išsišakojusius kelius toje pačioje darbo eigoje. Tai puiku, nes tai reiškia, kad norint gauti tokius dalykus kaip įlaipinimas ar pagalbos bilietai, jums reikia tik vienos darbo eigos kelioms situacijoms.

Darbo užmokesčio procesorių kliento įtraukimo darbo eiga yra puikus pavyzdys, ką sąlyginė logika gali padaryti:

Kaip darbo užmokesčio tvarkytojai naudoja Process Street sąlyginę logiką klientų įtraukimui

Darbo eigos optimizavimas

Neseniai „LinkedIn“ aptikau įrašą, kuriame buvo kalbama apie verslo skambesius ir žargoną. Šie populiarūs žodžiai buvo suskirstyti į du tipus:

• Pernelyg neapibrėžta, kad būtų galima apibūdinti kaip nors kitaip (galvokite apie dinamiką ir jo grupes)
• Tokie akivaizdūs, kad jų nereikėjo sakyti (novatoriški, orientuoti į klientą ir pan.)

Optimizavimas yra šiek tiek panašus į tuos populiariuosius žodžius. Visi žinome, ką žodyne reiškia optimizuoti. Visi žinome, kad tai geras dalykas. Viskas visada geriau, kai jie yra optimizuoti.

Bet ką optimizavimas reiškia darbo eigos atžvilgiu? Ką yra optimizuota darbo eiga ir kaip ją pasiekti?

Nuolatinis tobulinimas

Darbo eigos kūrimas yra tik pirmas žingsnis. Be tinkamo dėmesio darbo eigos gali lengvai užstrigti dėl neveiksmingumo ir perteklinių užduočių.

Čia atsiranda nuolatinis tobulėjimas. Periodiškai tikrindami savo darbo eigą galite įsitikinti, kad jos išlieka aktualios ir atitinka jūsų poreikius. Tada galite nuspręsti, ar reikia atlikti laipsniškus ar esminius procesų pakeitimus ir kaip veikia jūsų darbo eigos.

Laipsniški pakeitimai iš esmės yra tokie, kaip jie skamba: nedideli pataisymai ir patobulinimai, kuriuos atliekate, kai su jais susiduriate.

Proveržio pokyčiai yra dideli pokyčiai, paprastai atliekami grupės peržiūros ir sprendimų priėmimo procese. Nors galite pastebėti, kad laipsniškus pakeitimus darote gana dažnai, jei pastebite, kad dažniausiai atliekate esminius pakeitimus, turite iš naujo įvertinti darbo eigą (ir galbūt net procesą).

Six Sigma , DMAIC , lean ir kaizen yra tikrai naudingi įrankiai, skirti nuolatiniam tobulėjimui įgyvendinti.

Darbo eigos automatizavimas

Automatizavimas yra darbo eigos priežastis.

Darbo eigos perima visus tuos laukinius, intuityvius procesus ir įveda juose tvarką. Tačiau tai nereiškia, kad automatizavimas yra integruotas į darbo eigą – ar net kad kiekvieną darbo eigą reikia automatizuoti.

Dar supainioti?.

Darbo eigos automatizavimas nustato, kurios proceso dalys gali būti atliekamos be didelio ar jokio žmogaus dalyvavimo.

Keletas dalykų, kuriuos galite automatizuoti, pavyzdžiai:

• Standartinio sveikinimo el. laiško siuntimas
• Duomenų perkėlimas į skaičiuoklę
• Įvykio įtraukimas į kalendorių
• Mokėjimo apdorojimas

Tai visos pasikartojančios užduotys, kurios savaime gali užtrukti tik kelias minutes, tačiau šios minutės sumuojasi.

Be to, tuo didesnė žmogiškosios klaidos tikimybė. Pagalvokite apie tai: jūsų laukia duomenų įvedimo valandos. Tiesiog sėdžiu ir visą dieną dėliojome skaičius stulpeliais, o didžiausias jaudulys buvo, kai Tonis tą rytą pasirodė su spurgomis.

Pradedi turėdamas gerų ketinimų, bet kada pradedi naudoti autopilotą? Kuriuo momentu jūs netyčia pasiekiate papildomą nulį ir galiausiai apmokestinate klientą 5000 USD, o ne 500 USD? Arba atvirkščiai? Jie abu blogi.

Štai kodėl jūs automatizuojate.

Nustačius, kurias užduotis reikia automatizuoti, įgyvendinimas yra gana paprastas. Naudodami programinę įrangą, pvz., „Zapier“, galite nustatyti integracijas, kad susietumėte aktyviklį vienoje programoje su kitos programos rezultatu.

Duomenis įvedate vieną kartą. Jis siunčiamas į visas vietas, kur reikia. Jūs turite visišką tikslumą visuose kanaluose ir jums kainuoja tik mygtuko paspaudimas.

Darbo eigos pranašumai

Darbo eiga sumažina atliekų kiekį. Sugaištas laikas, iššvaistytos pastangos, iššvaistyti ištekliai.

Planuodami procesus galėsite nustatyti, kur turite kliūčių ir perteklinių užduočių. Sužinoję, kur jie yra, galite juos pašalinti. Tada jūs ir jūsų komanda galėsite sutelkti dėmesį į reikiamas užduotis.

Darbo eigos taip pat puikiai tinka bendravimui, atskaitomybei ir skaidrumui užtikrinti. Darbo eigoje turėtų būti aišku, kas už ką atsakingas ir kada turi būti užbaigtas rezultatas. Jūs neprivalote mikrovaldyti savo komandos. Jūsų komanda nebūtinai turi būti mikrovaldoma. Visi laimingesni.

Kadangi kiekvienas proceso aspektas yra dokumentuojamas darbo eigoje, visi komandos nariai turi reikiamą informaciją, kai jos reikia. Sumažinus nesusikalbėjimą, pagerėja produktyvumas ir jūsų komanda tampa daug mažiau nusivylusi savo užduotimis ir vienas kitu.

Darbo eigos iššūkiai

Darbo eigai reikia nuolatinio dėmesio. Negalite tiesiog sukurti ir tikėtis, kad jis puikiai veiks amžinai. Jūs turite jį išlaikyti.

Darbo eigos priežiūra gali būti daug laiko ir sudėtinga – ypač jei nesilaikėte savo nuolatinio tobulėjimo principų.

Tačiau reguliarios priežiūros neatlikimas sukelia rimtų problemų:

• Netikslūs laiko/išlaidų įvertinimai
• Nesusikalbėjimo klaidos
• Svarbių žingsnių praleidimas arba pamiršimas
• Patvirtinimai taikomi neatlikus bandymų arba nepritaikomi, kai reikia
• Brangiai kainuojančios kliūtys

Pagalvokite apie darbo eigą kaip automobilį. Automobiliai tikrai naudingi ir efektyvūs. Paprastai daugiau nuveikti per trumpesnį laiką vairuodamas nei eidamas.

Nemokamas microsoft word

Be to, nereikia neštis visko.

Tačiau automobilius reikia tikrinti. Kai kurios mažos – naujos padangos, tepalų keitimas, emisijos testai ir pan. Kartais tenka investuoti šiek tiek daugiau – pavyzdžiui, į naują starterį ar ventiliatoriaus diržą. Patys savaime šie dalykai nėra labai svarbūs.

Tačiau jei kada nors per ilgai nekeitėte alyvos, tiksliai žinote, kokia svarbi gali būti reguliari priežiūra.

Darbo eigos programinės įrangos įrankiai ir pardavėjai

Jei naudosite „Google“ darbo eigą (akivaizdu, kad tai padarėte), tiksliai pamatysite, kiek yra darbo eigos programinės įrangos tipų. Kai tik pradedate dirbti su darbo eigomis (kurios esate), sunku tiksliai nustatyti, kuri iš jų siūlo būtent tai, ko jums reikia už geriausią kainą.

Taigi čia yra keletas mūsų mėgstamiausių darbo eigos kūrimo įrankių:

Oro stalas taip išlaikome tvarką. Su Oro stalas galite nustatyti suasmenintus rodinius, pasirinktines kanban lentas ir automatizuoti viską nuo įrašo kūrimo iki el. pašto siuntimo.

aš atrodau yra puikus įrankis darbo eigai apibūdinti. aš atrodau veikia kaip bendradarbiavimo lenta, kurioje visa jūsų komanda – nuotoliniu būdu ar asmeniškai – gali dirbti kartu, kad sukurtų jums reikalingą daiktą.

Laisvas yra universalus pranešimų centras beveik kiekvienai komandai. Ir kodėl gi ne? Laisvas integruojasi su beveik visomis programomis, su kuriomis dirbate. Galite pereiti į pokalbius, įrašyti vaizdo įrašus ir bendrinti failus su visais savo komandos nariais arba tik vienu. Ir yra GIF. Kas nemėgsta gero GIF?

Proceso gatvė. Žinojai, kad tai ateis, tiesa? Process Street darbo eigos yra pagrindinė visko, ką darome, esmė. PTO užklausos, prisijungimas, pagalbos tarnyba, šio puslapio kūrimas... Viskas atlikta naudojant darbo eigą. Ir per Zapier arba mūsų pirmosios šalies automatizavimą visas šias darbo eigas galima prijungti prie „Slack“, „Airtable“ ir likusios mūsų programinės įrangos paketo.

Kaip atrodo darbo eiga?

Tai yra proceso kontūras:

Tiksliau, tai yra mūsų turinio kūrimo proceso metmenys. Šio proceso darbo eigą sudaro daug, daug daugiau žingsnių, įvairių sąlyginių kelių ir daugybė automatizavimo.

Bet čia viskas prasidėjo. Aštuoni žingsniai nuo užduoties pradžios iki paskelbimo.

Jei paprašytumėte ko nors iš turinio komandos apibūdinti šį procesą, esu pasirengęs lažintis, kad jis nebus toks glaustas ar toks konkretus. Kai kurie žingsniai būtų detalizuoti, kai kurie būtų praleisti, o pats aprašymas tikriausiai būtų gana netiesinis.

Tiesiog taip veikia žmonių smegenys. Štai kodėl prieš kuriant darbo eigą svarbu apibūdinti savo procesą.

Dabar kiekvienas iš šių aštuonių žingsnių tampa darbo eigos skyriumi. Tada kiekvieną žingsnį suskirstome į atskiras užduotis.

Pavyzdžiui, pirmame žingsnyje Writer gauna užduotį, darbo eigos užduotys atrodo maždaug taip:

1. Tema pasirinkta (Airtable įrašas sugeneruotas per Slack)
2. Terminas nustatytas (pridėtas prie kalendoriaus per Process Street darbo eigą)
3. Nustatyta paskelbimo data (pridėta prie kalendoriaus per darbo eigą)
4. Redaktorius priskirtas (įrašas atnaujinamas naudojant darbo eigą)
5. Paskirta projektavimo komanda ('Airtable' įrašas sugeneruotas per 'Airtable')
6. Rašytojas gauna užduotį (pranešimas gautas per Slack ir Process Street)

Šios šešios užduotys suskirstytos į vieną veiksmą. Tai supaprastina procesą ir užtikrina, kad nieko nebus palikta. Be šių automatizacijų būtų labai lengva netyčia nustatyti terminą, bet ne paskelbimo datą.

Jei tos datos visiems būtų įvestos rankiniu būdu, kiekvienas komandos narys gali siekti skirtingų terminų, o tai gali sukelti didelių kliūčių.

Kaip maksimaliai išnaudoti savo darbo eigą

Atminkite, kad darbo eiga yra įrankis. Tai naudingas ir universalus įrankis, tačiau jis negali padaryti visko.

Kurdami savo darbo eigą turite aiškiai suprasti procesą, su kuriuo dirbate, ir norimą pasiekti rezultatą. Nustatykite, kurias užduotis galima automatizuoti, o kurioms reikia praktiškesnio požiūrio.

Svarbiausia, dirbkite toliau. Gera darbo eiga nuolat keičiasi, nes jūsų procesas ir jūsų poreikiai nuolat keisis. Jei kas nors jūsų darbo eigoje pasidarė perteklinis arba nesvarbus, atsikratykite to. Jei prie proceso pridėsite naują veiksmą, būtinai įtraukite jį į savo darbo eigą.

Gera darbo eiga turėtų palengvinti darbą, o ne apsunkinti.